Novou službu máte v hlavě. Zatím jen vy.
Spouštíte novou službu nebo produkt a musí navázat na to, co u vás už běží: sklad, účetnictví, obchod, systém od dodavatele. Sepíšu jedno zadání, které podepíše majitel, obchod, sklad, účetní i váš IT dodavatel. Řekne, co to je, proč to děláte, jak to bude chodit a na co se to napojí. S ním se dá poptat dodavatel tak, aby nabídl cenu, která vydrží.
Pět lidí,
jedna služba.
Modelová výrobní firma spouští výdejnu náhradních dílů s objednávkou online. Zeptal jsem se pěti lidí, kteří do toho mluví, co to vlastně je. Klikněte na každého.
Zákazník si na webu najde díl ke svému stroji, zaplatí kartou a hotovo. Do Vánoc to jede a chci z toho pět procent obratu navíc. Objednávka je ve chvíli, kdy zaplatí.
Většina dílů ke starším strojům v ceníku není. Cenu spočítáme ručně a pošleme do druhého dne. Objednávka je až to, co zákazník po naší ceně potvrdí. A slevy pro servisy dávám já.
Vydám jen to, co leží na regálu. Co tam není, objednám u výrobce až po zaplacení a trvá to tři týdny. Co přijde po druhé odpoledne, jde další den.
Každá zaplacená objednávka je doklad v Pohodě s číslem. Platbu kartou dnes páruju ručně. Díl na objednávku je zálohová faktura, díl ze skladu prodejka, a to se dnes nerozlišuje.
Postavíme e-shop napojený na skladovou evidenci, ceny se natáhnou z ceníku v systému a objednávka vznikne odesláním košíku. Šest týdnů.
Tři věci si tady odporují. Kdy vzniká objednávka: zaplacením, potvrzením ceny, nebo odesláním košíku. Kdo určuje cenu: web, obchod, nebo ceník v systému. Co je sklad: regál, nebo evidence. Každá z těch tří se v hotovém e-shopu rozhodne sama, pokud ji nerozhodnete vy.
Výdejna náhradních dílů online, ve které zákazník najde díl podle typu svého stroje a dopředu vidí cenu, dostupnost a lhůtu.
- 1
Objednávka vzniká zaplacením. Do té doby je to poptávka.
podepsali MOSÚIT - 2
Díl s cenou v ceníku se platí kartou hned. Díl bez ceny se poptá a obchod do jednoho pracovního dne cenu doplní; zákazník pak zaplatí a teprve tím objednává.
podepsali MOSÚIT - 3
Sklad vidí jen zaplacené objednávky. Co je na regálu a je zaplacené do 14:00, jde týž den. Co není, má u sebe napsané tři týdny a zákazník to vidí před zaplacením.
podepsali MOSÚIT - 4
Platba kartou se páruje s dokladem v Pohodě sama. Díl na objednávku je zálohová faktura, díl ze skladu prodejka; systém to rozliší podle toho, jestli byl díl skladem.
podepsali MOSÚIT - 5
Ceník v systému je jediný zdroj cen. Slevy pro servisy jsou v něm jako cenová skupina, ne v hlavě obchodu.
podepsali MOSÚIT - 6
První verze neumí vracení zboží online. Řeší se mailem a je to napsané v zadání jako to, co neumí.
podepsali MOSÚIT
Modelový příklad, ne vaše firma. U vás budou role jiné a vět víc. Podstatné je, že každá z těch pěti vět zní rozumně sama o sobě a dohromady nejdou postavit.
Zadání v hlavě není zadání.
Zadání za pochodu je faktura.
Vy tu službu máte vymyšlenou celou. Problém není, že by vám něco chybělo. Problém je, že obchod, sklad a účetní ji vidí ze svého místa a každý si zbytek domyslí. Dodavatel dostane pět vět, nebo častěji jednu vaši, a domyslí si zbytek taky. Postaví přesně to, co mu někdo přesně řekl.
Co nikdo neřekl, se objeví ve třetím týdnu stavby. Sklad se zeptá, proč vidí objednávky, které nikdo nezaplatil. Účetní se zeptá, kde je zálohová faktura. Každá taková otázka je změna v něčem, co už je postavené, a změna postaveného se platí zvlášť. Říká se tomu vícepráce a je to častý důvod, proč projekt stál dvakrát tolik, než stálo v nabídce.
To není chyba dodavatele a není to vaše chyba. Nikdo z vás nemá za úkol sedět s pěti lidmi a hledat, kde si odporují. Přesně tohle je ta zakázka.
E-shop s napojením na sklad, šest týdnů.
Obchod: ceny u starších dílů počítáme ručně. Do e-shopu přibývá poptávka bez ceny.
Účetní: díl na objednávku je jiný doklad než díl ze skladu. Přepisuje se párování.
Dva týdny navíc, dvakrát vícepráce. Obě věty se daly říct na první schůzce.
Ta zadání jsem deset let dostával.
Deset let jsem vedl projekty na straně dodavatelů. Zadání přicházelo v mailu o třech odstavcích, nebo v dokumentu, který nikdo z firmy zákazníka celý nečetl. U části projektů jsem byl ten, kdo za zákazníka rozhodoval, co se postaví a co ne, když se to v průběhu ukázalo jinak, než stálo v zadání. Kdo tu roli zná, ví ji jako Product Owner.
Z té doby vím, na čem se stavba láme. Skoro nikdy na technice. Láme se na větě, kterou někdo ve firmě považoval za samozřejmou a nikdo ji nenapsal. Tohle zadání píšu tak, jak jsem si ho tehdy přál dostat.
Co leží na stole, když skončím.
Jedno zadání v šesti částech. Každá má jiného čtenáře a každá se dá přečíst za deset minut.
Co to je a proč to děláte
Jedna strana. Situace, ze které to vzešlo, co má nová služba přinést a podle čeho za půl roku poznáte, že funguje. Tuhle stranu čte každý, kdo se k projektu dostane později.
Kdo do toho mluví a co po tom chce
Ne organizační schéma. Jmenovitě lidé, kteří s tou službou budou pracovat, a u každého jedna věta, co pro něj musí platit. Obchod, sklad, účetní, provoz, váš IT dodavatel.
Jak to bude chodit
Průběh od prvního kroku zákazníka po doklad v účetnictví, včetně výjimek: díl bez ceny, storno, vrácení, reklamace. Výjimky jsou to, na čem se stavba láme, proto jsou tady, ne v příloze.
Na co se to napojí
Které vaše systémy do toho vstupují, jaký údaj si berou a jaký vracejí, a kdo je u každého údaje zdroj. Když se tahle část nedá napsat, je to nález, ne moje výmluva: pak se jde nejdřív přes Přípravu firmy.
Co první verze neumí
Napsáno stejně pečlivě jako to, co umí. Tohle je část, která vám nejvíc ušetří, protože dodavatel nenacení to, co nikdo nechce.
Podpisový list
Kdo četl, kdo podepsal, kdy. A vedle toho otevřené body se jménem člověka, který je má rozhodnout, a termínem. Otevřený bod není ostuda; nepodepsaný bod, o kterém se neví, je.
Jak vypadá schválení
Není to podpis na poslední straně. Je to jedno sezení, na kterém všichni, kdo do toho mluví, mají text před sebou a každý nahlas řekne, co v něm chybí nebo co by nepodepsal. Tam se ty tři sporné věty najdou a rozhodnou. Podpis je až potom a je na něm i vaše jméno.
Z toho zadání je poptávka za odpoledne.
Poptávka je zadání plus tři otázky: kolik, do kdy a co k tomu potřebujete od nás. Pošlete ji třem dodavatelům a dostanete tři nabídky na tentýž text. Srovnáváte je proti sobě, ne proti tomu, co si kdo z vašeho mailu vyložil.
Dodavatel, který zadání dostane, nabídne přesněji ze dvou důvodů. Ví, co se nestaví, takže to nenacení. A vidí výjimky napsané, takže je nemusí odhadovat. Nabídka na dvě věty má v sobě buď rezervu na to, co nikdo neřekl, nebo díru, ze které se stanou vícepráce. Obojí platíte vy.
Když chcete, nabídky s vámi projdu a řeknu, kde se liší. To je součást volitelného výběru dodavatele o kus níž.
Modelové srovnání, ne dvě skutečné nabídky. Všimněte si, že druhá je delší a dražší na první pohled. Je to ta, která vydrží.
Kde to stojí v cestě.
Zadání je druhý krok z pěti. Sám o sobě nic nespustí; říká, co se má spustit a na čem.
Příprava firmy
Když se u čtvrté části zadání ukáže, že nikdo neví, kde který údaj žije a kdo ho smí měnit, není na co napojovat. Pak se to dělá souběžně: já píšu zadání, mapa říká, na co se napojí.
39 000 Kč, pevná cenaZadání nové služby
Jedno zadání, které podepsali všichni.
podle rozsahuVýběr systému
Když to, co zadání popisuje, umí hotový program, vyberu ho a nastaví se.
nebo Aplikace na míru
Když ne, postaví se to. Které z toho dvou to bude, vyjde ze zadání; často z něj vyjde i to, že stačí propojit, co už máte.
Kdo chce celou cestu bez rozhodování, který krok je na řadě, má Dlouhodobé vedení IT. Zadání je v něm v ceně.
Když chcete, zůstanu u toho dál.
Zakázka končí předáním zadání. Dvě věci na ni navazují a obě si můžete přiobjednat zvlášť, kdykoliv, i za měsíc.
Výběr dodavatele
Ze zadání udělám poptávku, pošlu ji dodavatelům, které vyberu podle toho, co mají postavené, a nabídky s vámi projdu proti témuž textu. Řeknu, kde se liší a proč, a doporučím jednoho. Rozhodujete vy. Končí podepsanou smlouvou s dodavatelem.
cena podle rozsahuVedení dodávky
Každý týden se s dodavatelem sejdu nad tím, co je hotové, a proti zadání zkontroluju, že to je to, co jste podepsali. Změny v průběhu rozhodujeme společně a písemně, ne mailem ve čtvrtek večer. Vy dostanete jednu stranu týdně: co je hotové, co se změnilo, co potřebuju rozhodnout. Končí předáním do provozu a zaškolením lidí.
cena podle rozsahuObojí dělám za vás, ne místo vás. Rozhodnutí zůstávají vaše, já je připravím tak, aby se daly udělat za deset minut.
Od první schůzky k podpisu
Vy mi řeknete, co to je
Jen vy a já. Vaše představa celá, od začátku do konce, včetně toho, proč to děláte. Odcházím s tím, kdo všechno do toho bude mluvit, a s cenou, kterou vám do dvou dnů pošlu písemně. Od té chvíle se nemění.
Zeptám se každého zvlášť
Obchod, sklad, účetní, provoz, váš IT dodavatel. Každý sám, ne na společné poradě, protože na poradě lidé říkají, co by mělo být, a mezi čtyřma očima, jak to je. Ptám se na jejich kus a na to, co jim nesmí nová služba rozbít.
Napíšu první verzi a pošlu ji všem
Šest částí. Každý dostane celý text a u své části otázku, co by nepodepsal. Odpovědi posbírám písemně, ať se nic neztratí v chodbě.
Jedno sezení nad textem a podpis
Všichni u jednoho stolu, text před sebou. Projdeme sporná místa, rozhodnou se nahlas, já je do textu zapíšu na místě. Co se nerozhodne, dostane jméno a termín. Podpis a předání. Odcházím s hotovým dokumentem, ne se slibem, že ho dopíšu.
Celkem to sebere vaší firmě zhruba deset hodin. Půl dne s vámi, hodina s každým, dvě hodiny společně. Podle rozsahu tři až pět týdnů; kolik u vás, řeknu s cenou.
Co dostanete, ať se u vás sejde kdokoliv.
Role budou u každé firmy jiné a vět víc nebo míň. Tyhle čtyři věci jsou stejné vždycky, protože to je rozsah zakázky.
Tři nabídky jsou doporučení, kolik jich poptat, ne slib, kolik jich přijde. Zbytek je rozsah, na který se podepíšu v nabídce.
Kdy vám to nedoporučím
Zadání se píše, když do nové věci mluví víc lidí a musí navázat na to, co běží. Když to tak není, jsou levnější cesty a řeknu vám je na první schůzce.
Když jde o malou úpravu
Nové pole ve formuláři, jeden export navíc, změna v tisku faktury. To se zadá dodavateli mailem a je to hotové dřív, než bych sepsal první část. Když si nejste jistí, jestli je to malé, napište mi to jednou větou; odpovím, jestli to je zakázka, nebo mail.
Když zadání už máte
Přečtu ho za den a řeknu, co v něm chybí a co by dodavatel vyložil jinak, než jste mysleli. To je dílčí práce, ne tahle zakázka. Pak jde rovnou Výběr systému nebo Aplikace na míru.
Když chcete, aby to za vás někdo rozhodl
Zadání sepíšu, sporná místa najdu a připravím tak, aby se rozhodla za deset minut. Ale rozhodnout je musíte vy a vaši lidé, jinak ho nepodepíšou a bude to můj dokument, ne vaše zadání. Když nechcete rozhodovat, nevznikne.
Když nová služba nemá ve firmě svého člověka
Někdo u vás ji musí chtít víc než já a bude ji po spuštění řídit. Když takový člověk není, zadání se podepíše a za půl roku ho nikdo neotevře. Řeknu to na první schůzce, ne z faktury.
Na co se ptají nejčastěji
Zadání si napíšeme sami. Známe firmu líp než vy.
Znáte, a to nikdo zvenčí nedožene. Já nepřináším znalost firmy, přináším to, že se pěti lidí zeptám na totéž a rozdíly zapíšu, aniž bych některému z nich dával za pravdu. To zevnitř nejde: každý z těch pěti je zároveň jedna z těch pěti představ.
Když si zadání napíšete sami, pošlete mi ho. Přečtu ho za den a řeknu, kde by ho dodavatel vyložil jinak, než jste mysleli. Když nikde, napíšu vám to.
Nezdrží to spuštění o měsíc?
Tři až pět týdnů od první schůzky k podpisu, podle rozsahu. Ten čas se ale neztratí: dodavatel dostane zadání, na které nabídne pevnou cenu a termín, místo odhadu, který upřesní po analýze. Ta analýza je totéž, co dělám já, jen ji dělá ten, kdo pak prodává řešení, a dělá ji ve svém čase, ne ve vašem.
Kdyby se sepsání překrývalo se stavbou, dostanete stavbu, která se ve třetím týdnu předělává. To je zdržení, které se nedá naplánovat.
Dodavatel říká, že zadání nepotřebuje, analýzu si udělá sám.
Věřím mu. Ale dělá ji za vaše peníze a ptá se na to, co potřebuje k naceňování své práce, ne na to, co nesmí nové službě rozbít účetní. Dobrý dodavatel takové zadání uvítá, protože mu ušetří tři týdny dohadování. Dodavatel, kterému vadí, že mu klient přinese napsaný rozsah, vám tím něco říká.
Co znamená cena podle rozsahu? Kolik to bude?
Rozsah je počet lidí, kteří do toho mluví, počet systémů, na které se to napojuje, a to, kolik výjimek nová služba má. Tohle všechno zjistím na první schůzce s vámi a do dvou dnů pošlu cenu písemně. Od té chvíle se nemění; když se v průběhu ukáže, že lidí je o dva víc, je to moje starost.
Nejsem plátce DPH, cena je konečná. Nikdy neúčtuju po dnech, protože nikdo neví, co je ten den.
Co když se těch pět lidí neshodne?
Někde se neshodnou vždycky, jinak byste mě nepotřebovali. Sporná místa najdu dřív, než se všichni sejdou, a na společné sezení je přinesu jako otázky s možnostmi. Většina se rozhodne na místě, když jsou napsané. Co se nerozhodne, jde do zadání jako otevřený bod se jménem a termínem.
Rozhoduje majitel; já se starám, aby rozhodoval o napsané větě, ne o dojmu z porady.
Vy nejste vývojář. Umíte napsat zadání pro programátory?
Nepíšu zadání pro programátory, píšu zadání pro vaši firmu, které programátor umí přečíst. Deset let jsem vedl projekty na straně dodavatelů a taková zadání jsem dostával; u části projektů jsem byl ten, kdo za zákazníka rozhodoval, co se postaví. Vedl jsem projekty pro Český rozhlas, Primu, Czech News Center, UniHobby.
Co dodavatel potřebuje vědět, vím z té strany stolu. Co potřebuje vědět vaše účetní, se zeptám jí.
Začneme jednou větou.
Napište mi jednou větou, co ta nová služba je a kdo všechno u vás do ní mluví. Z toho poznám, jestli je to zakázka, nebo mail dodavateli, a řeknu vám to rovnou.
Napište miOdpovím do jednoho pracovního dne a odepisuju já, ne asistentka.