Propojení Pohody s e-shopem, bankou a platbami

Jak spolu mluví e-shop a účetnictví

Nejčastější dvojice je Pohoda a e-shop, typicky Shoptet. Objednávka z e-shopu se sama založí v Pohodě jako doklad, skladová karta se odečte a zákazník dostane fakturu, aniž by ji kdokoli opisoval z jedné obrazovky do druhé. Funguje to i obráceně: ceník a stav skladu, který se mění v Pohodě, se promítne zpátky do e-shopu, takže obchod nenabízí zboží, které fyzicky nemá.

Propojení jde postavit i na jiném e-shopu než Shoptetu, protože rozhraní Pohody nezávisí na jedné platformě. Podmínkou je, aby e-shop uměl posílat a přijímat data ve formátu, kterému Pohoda rozumí, nebo aby to za něj zvládl propojovací konektor mezi oběma systémy. U ARES se stejným principem řeší i ověření nového odběratele: firma zadá IČO a doplní se sama, bez opisování z rejstříku.

Kdo spáruje platbu s fakturou

Druhá obvyklá dvojice je banka a účetnictví. Pohoda umí stahovat bankovní výpisy automaticky a přiřazovat jednotlivé platby k vystaveným fakturám, takže účetní neprochází výpis řádek po řádku a nehledá, ke které faktuře platba patří. Totéž platí pro platbu přes bránu typu GoPay: zaplacená objednávka z e-shopu se v Pohodě rovnou označí jako uhrazená, bez dalšího kroku.

Stejná potřeba se objevuje u Raynet CRM: obchodník chce vidět stav faktury přímo u zákazníka, aniž by se ptal účetní. Princip propojení je stejný jako u e-shopu, mění se jen dvojice systémů, které si mají povídat.

Co je to XML a mSERVER

Pohoda posílá a přijímá data přes rozhraní zvané mSERVER: běžící program, který na pozadí čeká na dotaz z jiného systému a odpoví strukturovaným souborem ve formátu XML. E-shop se do Pohody nepřipojuje jako uživatel, ale pošle jí dotaz typu "přidej tuhle objednávku" nebo "vrať mi aktuální ceník" (Stormware, popis XML API).

Novější cestou je REST API, které dělá totéž modernějším způsobem a hodí se pro průběžnou komunikaci v reálném čase, ne jen dávkový přenos jednou za čas. Který způsob zvolit, záleží na tom, kolik dat teče, jak často a jestli má reagovat okamžitě, nebo stačí jednou denně.

Co musíte mít připravené

Propojení potřebuje aktuální verzi Pohody s licencí, která mSERVER nebo XML komunikaci povoluje, a jednoho člověka ve firmě, kdo umí říct, co má které pole v systému znamenat. Než se cokoli propojí, musí sedět základní data: ceníky bez duplicit, skladové karty se správnými kódy a jasné pravidlo, který systém je pro danou informaci ten hlavní.

Nevyplatí se to tam, kde firma mění e-shop nebo banku během pár měsíců, kde objednávek chodí pár týdně a ruční přepis zabere pár minut denně, nebo kde se teprve rozhoduje, jestli u Pohody vůbec zůstane. V těch případech je levnější počkat, až se systémy ustálí, a propojení řešit až potom.

Cenu určuje rozsah, ne ceník: kolik systémů se propojuje, kolika směry mezi nimi tečou data a jestli se čísla cestou přepočítávají. Propojení dvou systémů, třeba Pohody a jednoho e-shopu, je jednorázová práce s pevně dohodnutou cenou, ne měsíční poplatek navíc. Rozsah propojení na míru se domlouvá podle konkrétní situace firmy.

Co s tím teď.

Pokud objednávky, platby i sklad zatím zvládáte ručně a je jich málo, propojení se nevyplatí - počkejte, až vám ta ruční práce začne brát hodiny týdně. Až se to stane, stačí popsat, které systémy máte a co si mají předávat.