Banka a účetnictví, které si povídají samy.

Účetní pořád stahuje výpisy ručně.

Každé ráno to samé: přihlásit se do internetového bankovnictví, stáhnout výpis, otevřít Pohodu, najít fakturu, spárovat platbu. Když má firma víc účtů nebo víc bank, násobí se to počtem přihlášení. Chyba v ručním přepisování se nepozná hned, projeví se až při uzávěrce nebo upomínce klientovi, který už dávno zaplatil.

O tom, kolik takové ruční přepisování dat reálně stojí, jsem psal v článku Kolik stojí hodina ručního přepisování dat?. Propojení banky s účetnictvím je jeden z nejčastějších kroků, kterým se ta práce dá odstranit.

Co je homebanking, API banky a otevřené bankovnictví.

Homebanking v Pohodě je funkce, která stahuje bankovní výpisy přímo do účetnictví a páruje je s vystavenými a přijatými fakturami. Nejde o samostatnou aplikaci, ale o agendu uvnitř Pohody, kterou stačí jednou nastavit u příslušného bankovního účtu.

Propojení může jít dvěma cestami. Buď se do Pohody importuje soubor s výpisem, který si sama banka nebo účetní stáhne, nebo se Pohoda napojí přímo na API banky a výpisy i platby si vyměňuje bez souboru mezi tím. Druhou cestu umožnilo otevřené bankovnictví, známé pod zkratkou PSD2: evropská směrnice, kterou do českého práva zavedl zákon o platebním styku účinný od 13. ledna 2018 (EPRAVO.CZ, 2017). Bankám nařídila zpřístupnit klientská data přes API i jiným aplikacím, pokud k tomu klient dá souhlas.

Jaké formáty výpisů Pohoda čte.

Kromě přímého napojení na API umí Pohoda importovat výpis i jako soubor, a to hned v několika formátech podle toho, co banka nabízí: ABO (starší tuzemský standard), MT940 přes Multicash (mezinárodní formát), nebo XML a CSV (Stormware, FAQ Homebanking). Který formát banka posílá, se u jednotlivých bank a jejich služeb liší, proto se při nastavování homebankingu vždy ověřuje, co konkrétní účet nabízí.

Co zvládne Pohoda sama a kdy je potřeba víc.

Pro firmu s jedním nebo dvěma účty u banky, kterou Pohoda podporuje, stačí homebanking nastavit jednou a dál se stará sám. Program při každém stažení "automaticky kontroluje duplicitu bankovních pohybů a zamezí jejich opakovanému importu" (Stormware, FAQ Homebanking) a platby páruje podle pravidel, která si v Pohodě sami nastavíte nebo necháte na výchozích.

Propojení na míru přichází ve chvíli, kdy standardní homebanking nestačí: víc bank a účtů, které je potřeba sledovat pohromadě, platby, které je potřeba spárovat i s objednávkou v e-shopu nebo se zakázkou v CRM, nebo firma se dvěma pobočkami a dvěma instalacemi účetnictví. V těch případech se propojení systémů stává vlastním projektem, ne jen zapnutím funkce.

Co propojení obnáší a jak postupuji.

Nejdřív zjistím, kolik bank a účtů firma má, jestli banka nabízí API napojení nebo jen výpis souborem, a podle čeho se mají platby párovat, protože párovací pravidla se liší firmu od firmy. Pak nastavím napojení na účet, ověřím párování na reálných datech a doladím pravidla tak, aby nezůstávaly nespárované platby, které by musela dohledávat účetní ručně. Poslední krok je předání: účetní vidí, co se stahuje a páruje samo, a co si má i dál hlídat sama.

Co s tím teď.

Když má firma jeden účet a pár plateb měsíčně, homebanking v Pohodě si po jednorázovém nastavení vystačí sám a propojení na míru nepotřebuje. Jakmile ale účetní tráví párováním plateb hodiny týdně nebo se data mají potkat i se skladem, e-shopem či CRM, vyplatí se probrat, co konkrétně u vás propojit.