Polsko posílá faktury přes stát, ne přes e-mail.

Kdo začíná kdy.

Povinnost vystavovat faktury přes KSeF nabíhá ve dvou vlnách. Od 1. února 2026 se týká firem, jejichž obrat v roce 2024 přesáhl 200 milionů zlotých (KSeF, Ministerstvo financí Polska, 2026). Od 1. dubna 2026 přechází na systém i všichni ostatní podnikatelé se sídlem v Polsku, včetně drobných živnostníků.

Datum, které se v souhrnech často ztrácí, je ale jiné. Přijímat faktury přes KSeF musí od 1. února 2026 úplně každý, kdo v Polsku podniká, i firma, která sama ještě žádnou fakturu přes systém nevystavuje (KSeF, zakres obowiązkowego KSeF, 2026). Přijaté faktury od polských dodavatelů tak začnou chodit přes systém dřív, než budete muset řešit ty vlastní odchozí.

Malé firmy mají krátký odklad. Do konce roku 2026 může firma vystavovat faktury mimo KSeF, pokud součet fakturovaného prodeje s daní nepřesáhne v daném měsíci 10 000 zlotých (KSeF, Ministerstvo financí Polska, 2026). Faktura, kterou tenhle limit v daném měsíci přesáhne, už musí jít přes systém. Prodej koncovým spotřebitelům a účtenky se do limitu nepočítají.

Registrace k DPH nerozhoduje.

Polské daňové číslo samo o sobě firmu do povinnosti KSeF nedostane. Ministerstvo financí Polska ve svém výkladu z ledna 2026 potvrzuje, že rozhoduje stálé místo podnikání, které se na dodávce nebo službě aktivně podílí, ne pouhá registrace k DPH (Ministerstvo financí Polska, leden 2026).

Česká firma, která má v Polsku jen daňovou registraci kvůli prodeji zboží, se tak do povinnosti nemusí vejít vůbec, zatímco firma s pobočkou nebo skladem, který se přímo podílí na obchodu, ano. Rozhoduje konkrétní případ, ne obor podnikání, a stojí za to si ho nechat posoudit, než se do úprav systému pustíte.

Netýká se to jen velkých.

Nejvíc to zamíchá kartami tam, kde firma dosud posílala nebo přijímala fakturu jako PDF v e-mailu a nikdo se neptal, jestli formát sedí nějakému systému na druhé straně. Po zavedení KSeF musí faktura sedět jako strukturovaná data, jinak ji polský stát nepřijme a obchodní partner ji nedostane vůbec.

Firmy s polskou dceřinou společností, poptávkou od polského odběratele nebo dodavatelem, který fakturuje z Polska, si musí projít tři věci: umí jejich účetní systém přečíst nebo poslat strukturovanou fakturu, kdo v týmu bude hlídat, že přijatá faktura z KSeF nezapadne, a co se stane, když polský partner pošle formát, který jejich systém nezná. Bez odpovědi na tyhle otázky se řešení hledá až ve chvíli, kdy první faktura nedorazí tam, kam měla.

Formulář na webu se na to neptá.

Autor návodu na integraci e-shopů do KSeF upozorňuje, že spouštěčem povinnosti je jediné pole: daňové číslo kupujícího. Podle něj ani výchozí nastavení Shopify, ani Stripe Checkout pole pro toto číslo automaticky nesbírá, dokud ho někdo v nastavení sám nezapne (Rostislav Havryliuk, dev.to, září 2026). Přeloženo do praxe: dokud e-shop nebo účetní systém neví, kdo je firemní zákazník, nemá KSeF čím nakrmit.

Pro firmu, která do Polska prodává přes vlastní e-shop nebo tam má odběratele napojeného na fakturační systém, je otázka jednoduchá a přichází dřív než cokoliv jiné: ptá se objednávkový formulář nebo pokladna na firemní daňové číslo, a kam se ta hodnota ukládá? Tohle je přesně místo, kde pomůže propojení účetního systému s e-shopem nebo CRM, ne další formulář navíc.

Pokuta počká, povinnost ne.

Sankce za chyby v KSeF měly platit od 1. ledna 2027. Ministerstvo financí Polska 16. září 2026 oznámilo, že období bez sankcí prodlužuje do 31. prosince 2027 (Ministerstvo financí Polska, 16. 9. 2026). Samotnou povinnost fakturovat přes systém to neruší ani neposouvá, jen se rok navíc neplatí pokuta za chybu ve zpracování.

Co s tím teď.

Pokud s Polskem neobchodujete a nemáte tam pobočku ani sklad, tenhle systém se vás zatím netýká a nic měnit nemusíte. Pokud tam máte odběratele, dodavatele nebo pobočku, ověřte nejdřív dvě věci: jestli váš prodejní formulář nebo účetní systém umí zachytit polské daňové číslo, a jestli se vaše situace v Polsku blíží stálému místu podnikání.