Tohle je zkrácený report z reálné zakázky. Jména firmy a jejích systémů jsou nahrazená obecným popisem, čísla a závěry jsou původní.
B2B distribuční firma, kolem 30 lidí, na trhu přes 25 let. Firmu živí nabídky - a každá nabídka vzniká z poptávky, která projde čtyřmi rukama a čtyřmi programy:
Zákazník pošle e-mail, často s přílohou. Poptávka se zaregistruje do interní aplikace na nabídky: termín, množství, kontakty.
Poptávka doputuje k člověku, který počítá cenu. Ten obešle dodavatele e-mailem.
Dodavatelé odpoví každý jinak: e-mail, PDF, někdy i SMS. Někdo to všechno přepíše do kalkulační tabulky v Excelu, kde se z nákupních cen stane prodejní cena.
Z Excelu se cena přenese zpátky do interní aplikace a nabídka odejde zákazníkovi.
Majitelé tušili, že je to pomalé, chybové a žere lidem čas. Chtěli vědět, kde začít.
Na workshopu se ukázala tři místa, kde proces bolí nejvíc:
Odpovědi dodavatelů chodí v e-mailech, PDF i SMS a někdo je ručně přepisuje do kalkulační tabulky. Přepisování a doplňování přitom zabere víc času než samotné počítání ceny. Lidé přeskakují mezi čtyřmi programy: e-mail, Excel, interní aplikace na nabídky, starší podnikový systém.
Žádná jednotná šablona, logika členění se liší soubor od souboru. V dnešní podobě se nad tím nedá nic automatizovat; nejdřív by se tabulky musely sjednotit. Počet je odhad z workshopu, sám jsem tabulky nepočítal.
Nikde není zapsané, kdo co umí vyrobit ani jak rychle který dodavatel reaguje. Všechno to nosí v hlavě pár lidí - a když někdo z nich odejde, firma o to přijde.
Klient sám žádnou úsporu spočítanou neměl - a já nebudu předstírat měření, které neproběhlo. U největší ztráty, ručního přepisování cen, vychází odhad takhle:
| ~10 dodavatelských odpovědí denně, ~5 minut přepisu každé | ~50 min |
| Přenos každé ceny do kalkulační tabulky, 2-3 minuty | ~25 min |
| Ruční přepisování celkem | 70-80 min denně |
|---|---|
| Automat spolehlivě přečte polovinu až většinu odpovědí | úspora 30-60 min denně |
Odhad z toho, co mi na workshopu řekli, ne měření. U vás vyjde jiné číslo a spočítáme si ho spolu.
Ušetřený čas je kapacita navíc: stejní lidé stihnou odbavit víc poptávek. Levý sloupec jsou modelové předpoklady - u vás si dosadíme vaše čísla.
| Úspora 60 minut denně, 2 lidé, 21 pracovních dní | ~42 hodin měsíčně navíc |
| Nabídka zabere zhruba 2 hodiny práce | +20 nabídek měsíčně |
| Uspěje zhruba 30 % nabídek | +6 zakázek měsíčně |
| Průměrná zakázka 40 000 Kč | obrat +240 000 Kč měsíčně |
| Marže 25 % | přínos +60 000 Kč měsíčně |
| Pomocník: pořízení ~100 000 Kč, provoz ~3 000 Kč měsíčně | náklad |
| Návratnost pomocníka | necelé 2 měsíce |
|---|
A i kdyby kapacita nepřinesla jedinou nabídku navíc: 42 hodin měsíčně je práce za desítky tisíc korun.
Příležitostí se našlo víc, než má smysl dělat najednou. Report je řadí podle dvou otázek: kolik to firmě přinese a kolik práce to bude stát. Tady je pět nejdůležitějších:
Nic. Co vychází takhle, do plánu nepatří.
Na dvou místech jsem řekl ne. Právě tahle dvě "ne" klienta chránila před nejdražšími chybami:
Cena tady není mechanický výpočet. Každá poptávka je jiná a při kalkulaci vzniká obchodní rozhodnutí a často i nová obchodní příležitost. Lidé, kteří ceny počítají, ten prostor sami chránili: kdyby cenu stavěl automat, zmizí. AI tu smí nanejvýš napovídat z historie ("podobnou věc jste dělali loni za tolik").
Každý zákazník poptává jinak: volný text, vlastní tabulka, PDF s obrázky. A z e-mailu se nedá spolehlivě poznat, jakou podobu nabídky zákazník čeká: jeden velký zákazník chce ceny vyplnit do své vlastní tabulky a kdykoli může přijít další s jinou. Chyba tady znamená prohranou zakázku. Dva nápady na automatizaci jsem proto vyřadil úplně: aby AI sama z poptávky rovnou stavěla nabídku a sama vyplňovala zákaznické tabulky. AI smí číst a předvyplňovat - ale nesmí za člověka rozhodnout, jak má nabídka vypadat, a nesmí nic odeslat bez kontroly.
Začal bych vytahováním dat z e-mailů rovnou do kalkulací - ruční přepisování dnes běží na obou koncích procesu.
Příchozí poptávku od zákazníka i odpověď dodavatele.
Kdo poptává, jaké položky, jaké ceny.
Člověk zkontroluje a schválí. Nic neodchází samo.
Dá se začít hned a nesahá do stávajících systémů. Když se neosvědčí, vypne se a proces jede dál jako předtím.
První krok ušetří čas hned, ale data dál zůstávají na čtyřech místech: e-mail, Excel, aplikace na nabídky a starší podnikový systém. Dlouhodobý směr je jedno místo - jedna databáze poptávek, nabídek a historie cen.
Cest tam vede víc a rozhodují peníze a tempo. První krok má smysl právě proto, že funguje, i kdyby k velké přestavbě nikdy nedošlo.
Klient si ten první krok vybral. Dnes se ten pomocník staví - čte příchozí poptávky a připravuje podklad, který člověk jen zkontroluje a schválí. Report neskončil v šuplíku.
Pilot už běží na reálných datech: ze skutečné poptávky pomocník vytěžil všech 47 položek včetně specifikací a připravil kalkulační tabulku. Jeden pilotní případ zatím nic nedokazuje, ale přesně tohle má první krok dělat.
Za 30 minut vám řeknu, jestli má mapa pro vaši firmu smysl.